Select Page
Soumissions et renouvellements – Comment aider vos clients en nous aidant

Soumissions et renouvellements – Comment aider vos clients en nous aidant

Chez Trisura, nous nous efforçons de trouver les solutions qui vous permettront de continuer à offrir un service de qualité à vos clients, malgré la période éprouvante que nous traversons.

Afin d’aider nos courtiers partenaires, nous avons préparé un aperçu des renseignements supplémentaires que les souscripteurs sont susceptibles de demander en ce qui concerne les soumissions de nouvelles affaires et de renouvellements. Ces renseignements donneront aux souscripteurs une meilleure vue d’ensemble, et les aideront dans leur processus de souscription en leur permettant de mieux saisir les répercussions de la COVID-19 sur le risque que vous leur présentez.

Administrateurs et dirigeants

  • États financiers pour l’année à date et plus récents états financiers annuels. Cela permettra au souscripteur de constater l’impact de la COVID-19, le cas échéant.
  • Décrire les effets potentiels de la pandémie de COVID-19 sur les affaires de l’entreprise, notamment : les changements sur l’effectif en ressources humaines, les effets sur la situation financière, les prévisions pour la prochaine année ainsi que tout autre changement dans les opérations qui serait pertinent pour l’appréciation du risque.
  • Décrire les mesures en place visant à atténuer les effets négatifs que pourrait avoir une pandémie sur les affaires du client.
  • En ce qui concerne les sociétés ouvertes, est-ce que les effets de la COVID-19 ont été divulgués aux actionnaires? Dans l’affirmative, quelle a été leur réaction?

Vol et détournement

  • Décrire les contrôles supplémentaires mis en place, tant à l’interne qu’à l’externe, afin de protéger la société lorsque ses employés travaillent de la maison durant la pandémie de COVID-19. Veuillez aussi décrire tout changement apporté aux mesures de sécurité visant les systèmes informatiques.
  • Décrire les changements qui ont été apportés aux procédures de rappel de vérification relatives aux Transferts de fonds frauduleux et à la Fraude d’ingénierie sociale, alors que les employés travaillent de la maison.
  • Est-ce que le client a mis en place un Plan de continuité des activités? Dans l’affirmative, veuillez fournir les détails afin d’aider le souscripteur dans son appréciation du risque.

Erreurs & omissions

  • Commentaires de l’assuré sur les effets de la COVID-19 sur ses affaires notamment, tout changement effectué ou envisagé.
  • Si le client prévoit offrir de nouveaux services professionnels qu’il n’a jamais offert auparavant, assurez-vous de les mentionner afin de permettre au souscripteur de les étudier et éventuellement les inclure dans les services couverts (nous pensons à votre E&O de courtier).
  • Est-ce que le client a mis en place un Plan de continuité des activités? Dans l’affirmative, veuillez fournir les détails afin d’aider le souscripteur dans son appréciation du risque.
  • Est-ce que la société est en mesure de soutenir de façon permanente sa méthode alternative de prestation des services?

Responsabilité cyberrisques et responsabilité technologie

  • Décrire les mesures et contrôles supplémentaires mis en place, tant à l’interne qu’à l’externe, afin de protéger la société lorsque ses employés travaillent de la maison durant la COVID-19.
  • Quelles mesures la société a-t-elle mises en place pour parer à d’éventuelles vulnérabilités du système ou des TI en général?

Biens

  • Décrire en détails les mesures prises pour protéger les lieux assurés et maintenir leur sécurité lorsque les employés travaillent de la maison durant la COVID-19.

Responsabilité civile générale des entreprises

  • Commentaires de l’assuré sur les effets de la COVID-19 sur ses affaires notamment, tout changement effectué ou envisagé.

Obtenir ces renseignements de la part de votre client aidera nos souscripteurs dans l’étude de vos demandes de soumission en leur permettant de mieux comprendre les risques, et ainsi offrir plus rapidement des solutions adéquates.

Tous nos employés demeurent disponibles. Nous continuons à surveiller l’évolution de la COVID-19 de façon à publier des mises à jour par courriel et sur notre site Web au www.trisura.com. Vous pouvez également communiquer avec les membres de notre équipe si vous avez des questions supplémentaires.

Soumissions et renouvellements – Comment aider vos clients en nous aidant

Naviguer à travers une pandémie mondiale – Des conseils supplémentaires liés à l’arrêt de projet d’entrepreneur

Par Victor A. Bandiera

 

L’article qui suit est le troisième dans une série de communiqués pour les entrepreneurs pendant ces changements.  À mesure que de plus en plus de provinces et d’états ferment certains projets, nous voulons fournir des informations sur les étapes qu’un entrepreneur pourrait envisager.  Chaque type de projet est différent, mais il existe certaines bonnes pratiques générales lors de l’interruption, la protection et préservation d’un projet.

La liste suivante contient des suggestions à considérer par les entrepreneurs si les travaux sont arrêtés, ou suspendus par un ordre des autorités, ou par les donneurs d’ouvrage/propriétaires, ou en raison du manque de ressources sur un projet.  De plus l’article qui suit contient quelques commentaires généraux sur la façon dont le délai d’interruption peut être utilisé pour se préparer au redémarrage du projet.

Global Pandemic Advice for Contractors

Avis et communications

  1. Référez-vous à votre contrat, votre contrat de sous-traitance, et vos bons de commande en vigueur pour comprendre et émettre tout avis de retard requis, y compris en raison d’un cas de force majeure, ainsi que les demandes de prolongation de délai et/ou une réclamation de frais et coûts, le cas échéant.  S’il vous plaît veuillez consulter votre avocat afin de mettre en œuvre la stratégie appropriée.  Vous devrez probablement envoyer un avis pour chaque instance et coûts d’impact connus, en vous rappelant que ces derniers peuvent toujours être modifiés ultérieurement.  Gardez un registre pour chaque élément qui ont été envoyés, quand ils ont été envoyés, et à qui ils ont été envoyés, afin de faire un suivi adéquat.
  2. Communiquez vos intentions avec le propriétaire, les sous-traitants et les fournisseurs.  Le cas échéant, organisez un appel téléphonique ou une vidéoconférence pour discuter de l’interruption du projet.
  3. Recueillez et documentez les coûts potentiels associés à la fermeture du site et à l’entretien.  Après avoir examiné les exigences contractuelles, ces coûts devraient éventuellement être adressés au propriétaire.
  4. Assurez-vous d’avoir des copies de vos polices d’assurance et révisez avec votre courtier les limites de la couverture d’assurance ou les exclusions pertinentes.  Si la suspension est pour une durée prolongée, un avis à votre assureur peut être requis.  Notez également la date d’expiration des polices et obtenez des extensions si nécessaire.  Assurez-vous que vous avez les certificats d’assurance à jour de vos sous-traitants.
  5. Avisez votre caution de la suspension des travaux sur un projet, de la date de reprise prévue, ainsi que de la date d’achèvement révisée.  Dans certains cas, les propriétaires, tel que Construction de Défense Canada, exigent le consentement de la caution à la prolongation du contrat.
  6. Examiner les exigences et les permis locaux ainsi que toute exigence de préavis avec les services d’urgence, les services d’inspection, la surveillance du site et les services usuels d’entretien du site (toilettes, collecte des déchets, distribution d’eau, carburant, etc.).

Sécuriser et protéger le site du projet

  1. Élaborer un plan écrit, qui devra être mis à jour périodiquement, pour protéger le site, les matériaux et le public.  Ce dit plan comprendrait les personnes contactes d’urgence affichées sur le site.
  2. Répertoriez, et protéger les matériaux et les équipements sur place.  Assurez-vous de respecter toutes les recommandations des fabricants pour le stockage des matériaux et équipements.
  3. Assurez-vous que la signalisation du site est propre et appropriée pour un site vacant.  Cela inclut les contacts d’urgence et les sorties, qui doivent être indiqués.  Tous les dispositifs de protection contre les incendies tel que les extincteurs doivent être opérationnels, clairement et convenablement situés, et que tous les systèmes de gicleurs d’incendie sont vérifiés.  Les autres systèmes d’urgence du site comme les communications doivent être complètement opérationnels.
  4. Assurez-vous que toutes les clôtures et barricades de sécurité, les plaques de protection et les filets de sécurité restent en place.  Assurez-vous que toute palissade, échafaudage, escaliers et échelles sont correctement ancrés, dégagés et protégés contre l’accès du public ou du vandalisme.
  5. Revoir l’éclairage du site (extérieur et intérieur) et confirmer qu’il est satisfaisant pour la sécurité et le fonctionnement, tout en vérifiant périodiquement le bon fonctionnement.
  6. Assurez-vous que les contrôles climatiques de tout bâtiment ou structure temporaire sont adaptés à l’usage prévu pendant la fermeture du site, et surveillez-les à distance si nécessaire (en particulier dans les changements de saison). Cela comprend la température, l’humidité et la circulation de l’air.  Assurez-vous d’inclure le stockage des matériaux, sur le site, qui pourraient avoir des exigences spécifiques ou une durée d’exposition limitée.
  7. Assurez-vous que les systèmes de chauffage temporaires ne sont pas à flamme nue si possible et que les substances inflammables, les liquides / solvants et les gaz comprimés sont retirés du site ou stockés correctement.  Assurez-vous que les barricades et la signalisation sont claires et visibles et que l’équipement de protection contre les déversements est en place.  Assurez-vous que les valves de conduites de gaz sont opérationnelles ou fermées, et clairement étiquetées.
  8. Assurez-vous de vérifier les filtres temporaires des systèmes de chauffage.  Assurez-vous de vérifier l’impact d’une utilisation prolongée sur la garantie, avant l’achèvement du projet, sur l’équipement permanent.
  9. Tenez compte de toute toiture temporaire, revêtement et bâche temporaires pour l’étanchéité ou protection contre l’humidité, afin protéger les travaux inachevés et évitez les infiltrations d’eau et la détérioration de la condition du site.  Certains matériaux permanents ne peuvent être exposés que pendant certaines périodes.  Consultez les spécifications des matériaux des fabricants pour obtenir des conseils.
  10. Assurez-vous que la signalisation du contrôle de la circulation est maintenue comme prévu, y compris le nettoyage et le remplacement en cas de dommage.
  11. Documentez l’état du site et l’inventaire avec des photos/vidéos datés et étiquetés.  Envisagez l’utilisation du drone pour l’état général du site et les photos en élévation.  Considérez de faire un relevé de situation de l’état du site lors de la fermeture pour interruption, surtout si des prix unitaires sont prévus dans le contrat.
  12. Gardez un registre des dernières présences ou dernières livraisons sur le site pour chaque corps de métier, sous-traitants, et fournisseurs.  Assurez-vous de coordonner la démobilisation des outils, machinerie, et de l’équipement et de tenir des registres appropriés.  Envisagez une demi-saison de location ou utilisation si vous envisagez de démobiliser de l’équipement.  Assurez-vous également que tous les bons de livraison, feuilles de temps, récépissés des machineries, matériaux et équipements permanents ou temporaires (détenus ou loués) retirés du site sont répertoriés et documentés.  Toute démobilisation de biens ou d’équipements du site doit être expliquée aux autres parties, en particulier si cette dernière impacte les coûts futurs au redémarrage.
  13. Faites l’inventaire et passez en revue les contrats de location et d’entretien et services du site avec des tierces parties et envisagez de retourner l’équipement et les biens ou suspendre les locations si possibles.  Obtenez une confirmation écrite de la compréhension entre les parties concernées.
  14. Envisagez de fermer l’alimentation en eau sanitaire si possible, pour éviter tout dommage éventuel en cas de fuite ou de déversement imprévus.  Assurer-vous de maintenir la pression des conduites d’eau du système de protection des incendies si nécessaire.
  15. Examiner toute excavation non fermée, et dans la mesure du possible, envisager de remblayer temporairement la tranchée ou l’excavation après avoir clairement marqué et identifié les étapes d’avancement des travaux et les éléments complétés sur l’infrastructure.  Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que les plaques de revêtement, et le support d’étayage ou de tranchée sont surveillés.
  16. Il serait prudent de consacrer du temps au nettoyage et à l’organisation du site et à l’élimination des déchets pour éviter les risques d’incendie.  Ceci éliminerait également tout danger potentiel de trébuchement.
  17. Assurez-vous que les sources d’alimentation électrique temporaires sont sécurisées, que le câblage sont exempts d’humidité, et que les rallonges temporaires ne représentent pas de risques de trébuchement.
  18. Veiller à ce que l’équipement ait de la protection contre le vandalisme.  Stationner l’équipement dans un endroit sûr et bien éclairé pourrait aussi minimiser le risque de vandalisme ainsi que le risque de vol.  Testez les dispositifs de repérage GPS le cas échéant.
  19. Si requis, nettoyer et désinfecter le site et les outils.
  20. Assurez-vous de faire l’inventaire de tous les matériaux et vérifier les listes d’assurance pour garantir une protection contre le vol ou le vandalisme.

Surveillance du site

  1. Organisez la sécurité du site et/ou des visites périodiques du site si nécessaire.  Considérez la vidéosurveillance comme alternative pour la sécurité du site.  Documenter dans un registre chaque vérification avec la date, l’heure, et qui a effectué le contrôle.  Testez périodiquement les alarmes de sécurité et caméras de surveillance extérieure.
  2. Envisagez de tenir un registre du site ainsi que des visites sur place pendant la suspension des travaux.  Il est conseillé d’inclure dans le registre, la température intérieure, la vérification de la sécurisation du site, l’équipement de sécurité, le contrôle de la circulation, l’état d’assèchement, l’état des drains (s’ils sont nettoyés), tout dommage constaté et les mesures d’atténuation requises.
  3. Assurez-vous d’inspecter et de nettoyer tous les drains, y compris les arrivées d’eaux pluviales, les puisards, les drains de plancher et de toit.  Assurez-vous de l’absence de débris et de sédiments.
  4. Assurez-vous que toutes les pompes d’assèchement ou de dérivation du site sont surveillées, entretenues et documentées.  Envisagez des systèmes de secours appropriés et testez régulièrement.
  5. Assurez-vous que toutes les clôtures et palissades sont entretenues, et envisagez des améliorations pour protéger le public, surtout pour les excavations non fermées.
  6. Assurez-vous que l’équipement sur le site est dans un endroit sûr et approprié, surtout si un entretien peut être nécessaire.
  7. Assurez-vous que tout étaiement ou protection de tranchée sont surveillés.  Tous les systèmes temporaires pour les services sanitaires et services publics, etc., devraient être réévalués.  Envisagez des plans alternatifs compte tenu de l’extension de la durée requise.  Examinez les plaques de revêtement des tranchées, les différentes plateformes utilisées ainsi que leur entretien.
  8. Surveiller le niveau de l’eau, et planifiez un plan d’urgence en cas d’inondations possibles lors des crues printanières.

Mises à jour de la gestion de projet

Utilisez le temps pendant lequel les opérations du projet sont suspendues pour mettre à jour les éléments de gestion de projet tel que:

  1. Documenter toutes les étapes mentionnées ci-dessus et les coûts effectués pour préserver le travail.  Suivez et contrôler les coûts en attribuant des codes distinctifs.
  2. Valider les échéanciers contractuels et la mise à jour du statut actuel de l’avancement des travaux au moment de l’interruption.
  3. Passez du temps à mettre à jour les ordres de changement, les devis, à soumettre les demandes de changement révisées, et les registres des ordres de changement.
  4. Faire le suivi des soumissions de projets en suspens y compris les dessins d’atelier et les documents de clôture de soumission.
  5. Envisager l’embaucher d’un consultant en réclamations de construction pour aider à planifier les mises à jour et à préparer les réclamations.
  6. Assurez-vous que les dossiers du projet sont en sécurité et sauvegardés ou que les copies sont hors du site, y compris les plans tel que construits, la correspondance, les permis, les rapports d’inspection, et les autres dossiers du projet.
  7. Préparer et soumettre les demandes de paiement progressives ou périodiques, même s’il s’agit d’un mois partiel.  Faites le suivi des comptes recevables, documentez la dernière date de travail sur le projet, et l’expiration des délais pour une hypothèque légale.  Envisagez de déposer en temps opportun les réclamations sur les cautionnements de paiement pour gages et matériaux.  Obtenez des copies des cautionnements de paiement émis auprès du propriétaire ou de l’entrepreneur afin que votre dossier soit proactif.
  8. Traitez les factures des sous-traitants et des fournisseurs et assurez-vous que leurs certificats d’assurance sont à jour.  Obtenez les déclarations statutaires et les certificats de conformité de la CCQ et CNESST si prévu dans leur contrat.

Commentaires généraux

  1. Examinez toutes les conventions collectives de travail ou contrat de travail relativement aux préavis et les dispositions de rappel.
  2. Envisagez d’appliquer pour les subventions gouvernementales disponibles.
  3. Mettre à jour les liquidités hebdomadaires de l’entreprise pour tenir compte de l’impact des projets suspendus et des frais généraux.
  4. Profitez de l’interruption pour faire tout entretien préventif sur l’équipement possédé ou loué (si la liquidité le permet).
  5. Pensez à faire du site par un tierce partie responsable en gestion des risques ou par des agents de sécurité pour avoir un rapport de source indépendante.
  6. Revoir les coûts de parachèvement après avoir réexaminé les changements de méthodologie, y compris la distanciation sociale et les autres mesures de protection supplémentaires qui seront nécessaires à la reprise des travaux.
  7. Examiner les plans de relève ou succession de l’entreprise et assurez-vous que des remplaçants soient désignés pour chaque poste clé, y compris le recours à des tierces parties si nécessaire.
  8. Assurez une sensibilisation accrue de l’entreprise aux attaques de cybercriminalité (telles que les attaques par phishing).  De plus il est conseillé de vous assurer d’avoir un plan d’urgence afin de pouvoir dépanner en cas de détresse, surtout en situation de télétravail.
  9. A court terme, envisager utiliser les moyens de communication électroniques, ce qui éviterait les déplacements pour le courrier, et les approbations par sceaux corporatifs, afin que les tierces parties puissent signer et conclure les sous-contrats et bons de commande.
  10. Mettez à jour les plans de santé et de sécurité au travail, y compris les mesures supplémentaires pour assurer de meilleures précautions des projets à l’avenir.  Cela pourrait inclure de nouvelles mesures d’étalement des opérations et des installations de lavage sur le site.
  11. Considérer la façon dont le redémarrage du projet peut être introduit progressivement. Documentez l’accélération des travaux et les coûts de remobilisation.

 

Nous espérons que cet article donne matière à réflexion et stimule la considération d’autres éléments dû au fait que cette liste n’est pas exhaustive et complète.  Nous espérons tous que les interruptions seront de courte durée, mais dans le cas contraire, les plans peuvent toujours être réexaminés étant donné que personne ne veut traiter les éléments en cas d’urgence.

S’il vous plaît, veuillez continuer à joindre vos personnes contactes chez Trisura pour toute question ou préoccupation.

Conduite des affaires durant la Pandémie globale – Conseils supplémentaires aux entrepreneurs

Conduite des affaires durant la Pandémie globale – Conseils supplémentaires aux entrepreneurs

Par Stuart Detsky et Victor A. Bandiera

 

Dans notre dernier article nous avons offert des conseils aux entrepreneurs afin de pouvoir minimiser l’impact de la pandémie sur les projets en développement. Dans le présent article nous fournirons des conseils aux entrepreneurs qui ont l’intention de soumissionner sur des appels d’offres pour de nouveaux travaux et/ou qui sont en train de conclure de nouveaux contrats pour un projet de constructions ou de service.

Global Pandemic Advice for Contractors

La Clause de Force Majeure; Ce N’est Pas la Solution

Bien que les entrepreneurs obtiennent des conseils ou avis juridiques portant sur les clauses de force majeure et la façon dont ces dernières peuvent aider aux projets en cours, elles ne seront pas très utiles pour les nouveaux projets. Le principe directeur guidant les clauses de force majeure est que la circonstance qui déclenche la clause est « imprévisible et Irrésistible » (voir art. 1470 C.c.Q.) Compte tenu de la prévalence mondiale de la COVID-19 et des nombreuses mesures prises par les gouvernements pour lutter contre la propagation du virus, d’aucun ne pourrait affirmer que les impacts potentiels futurs sur un projet de construction sont imprévus. Par conséquent, les entrepreneurs doivent adopter différentes mesures pour se protéger.

Pas de Solution Magique ou Miracle

Bien qu’une négociation transparente et sincère se traduira par un libellé contractuel équitable, les entrepreneurs ne devraient pas s’attendre à ce que les effets et les conséquences de la pandémie permettent d’être libéré de leurs obligations. Tel qu’indiqué ci-dessus, en cas d’aléas au contrat, les arguments et moyens de défense relatifs à la force majeure ou à ses principes affiliés sont peu susceptibles d’être avantageux dans une situation de nouveau contrat, si l’entrepreneur se basait sur le libellé contractuel standard.

Il n’existe pas de clause parfaite qui pourrait être insérée dans un contrat (ou un cautionnement) et qui libérerait l’entrepreneur ou annulerait toute allégation de défaut potentielle. Les entrepreneurs ne devraient pas s’attendre à ce que leurs avocats, conseillers, courtiers, prêteurs, ou cautions, aient un simple ajout de paragraphe qui résoudra tous leurs problèmes potentiels. Il serait également surprenant qu’un donneur d’ouvrage n’accepte qu’une telle modification à sens unique. Les entrepreneurs peuvent mieux se protéger en adoptant une approche proactive et globale pour les nouveaux contrats. Toutes les parties devraient identifier et préparer un registre des risques pour éviter les conflits potentiels et afin de comprendre leurs risques et responsabilités mutuels.

Anticipation des Conséquences et Impacts

Bien que certains impacts potentiels de la pandémie soient d’envergure considérable et généralisée, (comme le décret du gouvernement du Québec qui arrête durant trois (3) semaines, la plupart des projets de construction non essentiels), beaucoup d’autres impacts seront spécifiques à la région où se situe le projet, au type de travail à être exécuté, à la main-d’œuvre, au matériel, et aux sous-traitants nécessaires pour achever les travaux, au fond de roulement nécessaire pour financer les travaux, ainsi qu’à la durée prévue des travaux.

Les entrepreneurs doivent examiner tous les impacts potentiels lors de l’évaluation de leur prix et de l’échéancier proposé pour les travaux et en particulier s’ils fournissent un prix forfaitaire fixe (pour l’ensemble du projet ou pour des prix unitaires) avec des dates de parachèvement déterminées. Les entrepreneurs doivent réviser le contrat proposé par le propriétaire et analyser comment ces impacts mentionnés plus haut sont traités dans le libellé du contrat. Avant la date de clôture d’un appel d’offres, il est essentiel que les entrepreneurs posent les bonnes questions aux propriétaires ou à leurs représentants afin d’avoir des précisions sur la façon dont les parties progresseront en fonction de ces impacts. Voici quelques questions à considérer;

  • Qu’advient-il de l’échéancier du projet si une autorité gouvernementale ordonne la fermeture du site? L’entrepreneur reçoit-il une compensation pour ce retard et pour protéger le site?
  • Que se passe-t-il si les matériaux requis sont retardés en raison de l’impossibilité des fabricants et/ou distributeurs de les produire ou de les livrer?

  • Que se passe-t-il si les travaux de construction sont autorisés uniquement lorsque les travailleurs appliquent une distanciation sociale mais que les travaux requis pour le projet nécessitent de travailler à proximité des uns des autres? • Que se passe-t-il si trop de personnes deviennent malades au point que les travaux ne peuvent pas être exécutés?

  • Que se passe-t-il si trop de personnes deviennent malades au point que les travaux ne peuvent pas être exécutés?

  • Comment un entrepreneur peut-il fournir des échéanciers révisés si les sous-traitants et les fournisseurs ne sont pas en mesure de fournir les informations nécessaires compte tenu des circonstances actuelles?

  • Les propriétaires et/ou leurs représentants seront-ils présents sur place si requis par l’entrepreneur? Si cela n’est pas le cas, comment cette situation sera abordée?

  • L’entrepreneur sera-t-il rémunéré pour le temps supplémentaire de gestion de projet attribuable à la continuelle réévaluation hors norme?

  • Quelles mesures devraient être prises si les équipements de sécurité adéquats ne sont pas disponibles pour permettre aux entrepreneurs de respecter les directives établies par les Bureaux de santé publique locaux et le ministère des normes du Travail concernés?

  • Que se passe-t-il si des travailleurs ne se présentent pas au travail par crainte de la propagation du virus ou par la publication d’un cas positif confirmé sur le site du projet?

  • Que se passe-t-il si les agences d’inspection n’émettent pas les permis appropriés et ne font pas les inspections requises?

  • Que faire si de l’équipement, ou des réparations et des pièces des distributeurs ou manufacturiers ne sont pas disponibles?

  • Que se passe-t-il si les services essentiels sur le site sont interrompus, tels que les équipes de nettoyage et les services d’assainissement et de gestion des déchets?

  • Et dans le pire des scénarios, que se passe-t-il en cas de maladie ou de décès d’une personne-clé du projet pour une des parties (propriétaire, entrepreneur ou concepteurs)?

Le meilleur endroit pour un entrepreneur de se protéger est dans le libellé du contrat. Une simple modification d’un cautionnement ne résoudra pas les problèmes contractuels, et ne garantira pas le paiement, etc. La plupart des contrats contiennent des clauses pour faire face aux changements qui peuvent entraîner des délais.

Évaluation des Travaux

Même si un entrepreneur obtient les réponses à toutes les questions ci-dessus, il ne doit pas présumer que les augmentations de coûts dues aux impacts de la pandémie seront déterminées et fournies par les autres. Par conséquent, les entrepreneurs devraient envisager les éléments suivants;

  • Les besoins de fond de roulement du projet étant donné que certaines créances (par exemple, les retenues de contrat) peuvent être retardées pour le paiement

  • Le prolongement des projets entraînera une augmentation des coûts et des frais reliés au financement des contrats, les primes d’assurance et de cautionnement pour rallonger les couvertures, les possibilités de frais pour conditions hivernales non anticipées en fonction de l’échéancier original des travaux

  • Les coûts de main-d’œuvre peuvent augmenter en raison de la pénurie de personnes qualifiées

  • Les coûts des matériaux peuvent augmenter en raison de l’augmentation des coûts d’expédition, des réductions ou retards de fabrication, et la rareté des matières premières

  • Les sous-traitants et les principaux fournisseurs pourraient être plus susceptibles de faire défaut alors pensez aux garanties/sûretés pour l’exécution (cautionnement)

  • Les coûts de santé et de sécurité seront possiblement augmentés

Pendant le Déroulement du Contrat

Comme mentionné dans notre dernier article, une communication efficace entre toutes les parties est essentielle pour minimiser les impacts, ce qui est toujours véridique mais particulièrement pertinent maintenant. Les autres éléments à considérer sont:

  • Organiser et documenter les communications ainsi que l’état d’avancement du projet, y compris les mises à jour de l’échéancier du projet, sera un point extrêmement important

  • Toute discussion verbale doit être validée et confirmée simultanément par courriels. Les entrepreneurs devraient envisager la création d’une adresse électronique supplémentaire spécifique au projet (avec accès par le personnel-clé) pour classer la correspondance envoyée par les individus afin de documenter chronologiquement le travail et de gérer les défis des personnes en télétravail

  • Des photographies et vidéos des conditions du site devraient être produites régulièrement et surtout lorsque des problèmes surviennent (tel que le manque de productivité en raison des limites de la distanciation sociale). Assurez-vous que ces photographies et vidéos sont datés, incluez une description appropriée pour référence future, et sauvegardez-les sur le serveur de l’entreprise qui est mis à jour régulièrement

  • La surveillance à distance des projets est de plus en plus disponible pour l’activité en direct du site, et pour documenter l’état des travaux et leur durée en lien avec les échéanciers

  • Le personnel du site devrait faire preuve de diligence pour tenir quotidiennement un journal ou registre du site du projet compte tenu des circonstances. Les inscriptions devraient être faites plusieurs fois dans la journée afin que la multitude de problèmes qui surviennent quotidiennement soient tous répertoriés

  • Les échéanciers de projet devraient être mis à jour régulièrement, et même de manière informelle (tel qu’une fréquence au deux (2) semaines et par secteur de travail). Ces derniers devraient toujours être liés à l’échéancier global pour documenter et justifier une réclamation future pour coûts d’impact le cas échéant. Si nécessaire, faites appel aux services d’un consultant externe pour vous aider avec la charge de travail supplémentaire et la prévision d’une future réclamation potentielle à préparer possiblement

  • Les entrepreneurs devraient également envisager le renforcement des mesures de protection de la santé et de sécurité recommandées par les autorités compétentes (qui comprendront probablement du personnel et des produits de nettoyage supplémentaires)

  • Sauvegardez les données et informations du projet, et assurez-vous qu’ils ne sont pas mémorisés exclusivement sur les ordinateurs de l’entreprise mais également sur d’autres ordinateurs, tel que personnels ou autres supports

  • Envisager l’utilisation de services de partage de documents afin de pouvoir collaborer sur les enjeux possibles

Conclusion

Il y a beaucoup de travail essentiel à faire et toutes les parties liées aux projets de construction doivent travailler ensemble pour relever les défis que COVID-19 pourrait ajouter à l’industrie de la construction déjà difficile. Les parties qui reconnaissent cela et discutent ouvertement des défis actuels et potentiels à venir et qui gèrent raisonnablement les coûts d’impact potentiels équitablement entre elles établiront des relations qui dureront toute une vie.

S’il vous plaît, veuillez continuer à rejoindre vos personnes contacts chez Trisura pour toute autre question ou préoccupation.