Nous pouvons tous convenir que le processus relatif aux ordres de changement dans l’industrie de la construction accuse d’importants retards. Dans la plupart des cas, quand une demande de modification est transmise par un propriétaire ou un entrepreneur général, les entrepreneurs débutent les travaux et assument les coûts associés.

Cependant, ils n’en tirent des revenus que bien plus tard en cours de projet ou parfois même ils ne perçoivent pas de revenus. Comment peut-on résoudre cette situation ? Tout débute par une révision de votre contrat.

C’est le Manifeste relatif aux ordres de changement dans l’industrie de la construction.

En tant qu’entrepreneur, je devrais …

 

• Vérifier les dispositions de mon contrat relatives au processus de demande de modification, ce qui comprend les autorisations et les modalités spécifiques concernant les échéances afin de répondre adéquatement aux demandes de modification.

Si le contrat ne comporte aucune disposition relative aux demandes de modification, je devrais alors …

• Établir un objectif clair et précis visant à enchâsser un processus, incluant des échéanciers pour assurer le suivi des réponses, et ce, au début d’un projet. Le libellé à cet égard comprendra ce dont toutes les parties devront convenir quant aux travaux à accomplir. Ce libellé sera enchâssé dans le procès-verbal des réunions ou de la correspondance.

Presque tous les contrats de construction au Canada stipulent que l’entrepreneur doit disposer d’un ordre de changement dûment signé avant de pouvoir émettre des factures et de débuter les travaux. Il est très rare de pouvoir produire des factures pour des travaux avant qu’un ordre de changement n’ait été émis.

En tant qu’entrepreneur, je devrais …

 

• Fournir un avis écrit pour tout changement.

Dans cet avis écrit, je devrais …

• Préciser pourquoi ce changement ne faisait pas partie du cadre contractuel initial.
• Mentionner les dessins, spécifications ou libellés de contrats. C’est pourquoi le cadre contractuel est si important.
• Fournir rapidement des devis complets pour les travaux à accomplir.

Quatre éléments importants à inclure dans le processus de devis

1. Fixer une date limite pour tous les devis.
2. Utiliser un formulaire type et un registre de suivi si vous n’obtenez aucune réponse.
3. Inclure toute prolongation de délai qui est requise, le cas échéant.
4. Prévoir la conclusion d’un accord quand les travaux sont requis et une confirmation pour procéder aux travaux avant leur exécution ou aviser les parties quand les conditions sur le chantier sont modifiées et que la permission de procéder aux travaux n’a pas été reçue.

En tant qu’entrepreneur, je devrais …

• Assurer le suivi des devis dans les secteurs visés avant que les travaux ne soient entrepris.
• Convenir de rencontres de suivi mensuelles ou assurer des suivis deux semaines avant les prochaines réunions.
• Répondre promptement par écrit à tous les commentaires reçus.
• Inclure un registre des éléments en suspens et le joindre à tous les procès-verbaux.
• Discuter des sujets restés sans réponse lors des rencontres mensuelles ou convoquer une réunion extraordinaire si un trop grand nombre de sujets sont restés sans réponse ou si cette situation a un impact préjudiciable sur l’avancement des travaux.
• Prendre en note tous les éléments nécessitant de longs délais qui auront un impact sur l’exécution des travaux, notamment la livraison des matériaux après l’approbation des dessins d’atelier ou des délais de fabrication.
• Suggérer à nos sous-traitants et fournisseurs de respecter les mêmes bonnes pratiques que nous.
Préciser que le devis devrait faire mention de tout changement apporté à la durée du contrat. Si ces changements suscitent des mésententes, je m’assurerai …

• D’inclure une entente écrite me réservant le droit de faire valoir une prolongation de délai à une date ultérieure.

En tant qu’entrepreneur, je devrais …

• Assurer le suivi de tout changement pour chaque projet.
• Ajouter tout ordre de changement en tant qu’élément additionnel inscrit à l’ordre du jour des rencontres de chantier ou faire parvenir ces éléments à l’architecte ou à l’entrepreneur général afin que l’un ou l’autre puisse en discuter lors de ses rencontres avec les propriétaires.
• Intégrer les ordres de changement à l’intérieur d’un calendrier, si possible, afin de voir quand ces ordres sont essentiels à l’exécution d’un projet.

Préparation d’un avis

Si les travaux contractuellement requis ne peuvent se poursuivre en raison de questions restées sans réponse ou en suspens après des changements, je devrais …

• Préparer un avis écrit précisant que les travaux se poursuivront selon les dispositions contractuelles prévues sans apporter de changement.

Les coûts additionnels ne peuvent donc pas apparaître sur le décompte. Je devrais alors …

• Documenter. Documenter.
• Préparer un avis écrit si les travaux sont interrompus ou si une partie a ordonné qu’ils soient interrompus dans un secteur/une pièce et documenter cette situation par écrit et prendre des photos/vidéos des conditions sur le chantier.
• Veiller à écrire à toutes les parties si les travaux ne peuvent être poursuivis en raison d’un manque de clarté.

Dans cet avis, je devrais …

• Préciser exactement la main-d’œuvre affectée (métier, membre du personnel/catégorie de métier) et la pièce ou le secteur touché et indiquer les changements précédents apportés au devis ainsi que les suivis.
• M’employer à atténuer les pertes de temps ou de productivité et enregistrer les coûts associés.

Si l’avis n’est pas approuvé ou est refusé, je devrais …

• Considérer la possibilité de recourir rapidement au mécanisme de règlement des différends stipulé dans mon contrat, surtout si je suis tenu de travailler sans avoir droit à une forme de compensation.
• Réserver mes droits et déclarer que j’effectue le travail même si je conteste cette situation.
• Recommander qu’une personne assure le suivi relatif aux matériaux, aux quantités et au temps consacré à réaliser les travaux faisant l’objet du litige. Cette précision sera importante dans le cadre des procédures à venir.
• Envisager de retarder l’achèvement des travaux ou encore stopper les travaux reliés à l’ordre de changement proposé après avoir bien étudié le libellé du contrat et peut-être même après avoir consulté un avocat pratiquant le droit de la construction, car ceci pourrait avoir un impact significatif pour la suite des choses.
• Ou encore, envoyer un avis de suivi précisant que les coûts estimés ont augmenté parce que la nature des travaux a changé depuis que la demande de changement a fait l’objet d’un nouveau devis.

Les photos valent mille mots, mais on devrait considérer le « quoi, où, quand et prises par qui » associés à ces photos.

Différends

Presque tous les contrats stipulent que les travaux doivent être complétés quand des différends surviennent et le consultant est d’accord avec l’achèvement des travaux. Ces dispositions contractuelles comprennent les arguments portant sur des choses qui sont vues comme étant des changements ou non. Dans ce contexte, je devrais …

• Réserver mes droits par écrit à propos de chaque question et procéder.
• Faire référence aux dispositions prévues au calendrier du contrat d’abord et avant tout.
• M’entretenir régulièrement avec mon avocat de droit de la construction, si nécessaire.
• Assurer le suivi des travaux dans des calendriers tenus à jour. Le calendrier initial versus le calendrier réel, c’est-à-dire le « calendrier des travaux » représente une considération essentielle.
• Poursuivre le suivi tout au long du processus de différends.

N’oubliez pas de demander davantage de temps afin d’exécuter le contrat. Soyez prudent si les formulaires d’ordres de changement du propriétaire vous contraignent à renoncer à vos droits, ce qui comprend toute prolongation de délai. Je devrais …

• Chercher toujours à préserver mes droits, si possible.

Même si cela semble aller de soi, quand une personne vous donne des instructions verbales sur le chantier, mais sans les consigner par écrit, je devrais …

• Confirmer ces instructions par écrit le plus rapidement possible à l’intention de la personne qui a dirigé les travaux pour la partie contractante, surtout si des changements sont apportés dans l’étendue des travaux.
• Préparer rapidement un devis et m’assurer de l’enregistrer.

Chercher à savoir qui, quoi, quand et où une personne vous a dit quelque chose, à plus forte raison si ce n’est pas déjà consigné par écrit. Exemple : « Au téléphone, à cette date, à cette heure précise et à cet endroit, je me suis entretenu avec cette personne avec laquelle vous avez signé un contrat. » Ne prenez pas conseil auprès d’un consultant avant de confirmer la teneur de cette conversation avec cette partie contractante. Sans cette exigence, vos arguments seront moins convaincants.

Tenue de registres

Il est important aux yeux d’un tribunal et d’une compagnie de cautionnement que vous teniez des registres à jour de la manière décrite dans cet article. Pourquoi ? Parce que si un différend survenait, qu’il s’agisse de votre compagnie de cautionnement (ou la compagnie de cautionnement contre laquelle vous intentez des procédures judiciaires) ou du juge présidant ce litige futur ou encore pendant le processus de médiation ou dans le cadre d’un processus d’arbitrage, vous serez, d’une certaine manière, récompensé pour avoir pris ces mesures.

Un entrepreneur devrait éviter le cumul des travaux en cours sur des projets si les ordres de changement ne sont pas approuvés au préalable. L’arriéré de travaux dans un contexte où les ordres de changement n’ont pas été approuvés peut engendrer des coûts pour les travaux en cours ou des coûts non facturables sur le bilan d’un entrepreneur. Si le montant en question est significatif et potentiellement non recouvrable (ou non justifié par des arguments solides), le souscripteur de votre compagnie de cautionnement ou votre institution financière pourrait décider de constituer un fonds de réserve, ce qui pourrait avoir un impact sur votre valeur corporelle nette ou votre fonds de roulement. Ces deux éléments ont une incidence sur l’évaluation par la compagnie de cautionnement de votre capacité de cautionnement ou sur les ratios financiers établis par la banque comme conditions relatives à la facilité de crédit.

 

Pour communiquer avec l’auteur de cet article :

Victor Bandiera | Vice-président, Services de construction

416.607.2123