Par Victor A. Bandiera

 

L’article qui suit est le troisième dans une série de communiqués pour les entrepreneurs pendant ces changements.  À mesure que de plus en plus de provinces et d’états ferment certains projets, nous voulons fournir des informations sur les étapes qu’un entrepreneur pourrait envisager.  Chaque type de projet est différent, mais il existe certaines bonnes pratiques générales lors de l’interruption, la protection et préservation d’un projet.

La liste suivante contient des suggestions à considérer par les entrepreneurs si les travaux sont arrêtés, ou suspendus par un ordre des autorités, ou par les donneurs d’ouvrage/propriétaires, ou en raison du manque de ressources sur un projet.  De plus l’article qui suit contient quelques commentaires généraux sur la façon dont le délai d’interruption peut être utilisé pour se préparer au redémarrage du projet.

Global Pandemic Advice for Contractors

Avis et communications

  1. Référez-vous à votre contrat, votre contrat de sous-traitance, et vos bons de commande en vigueur pour comprendre et émettre tout avis de retard requis, y compris en raison d’un cas de force majeure, ainsi que les demandes de prolongation de délai et/ou une réclamation de frais et coûts, le cas échéant.  S’il vous plaît veuillez consulter votre avocat afin de mettre en œuvre la stratégie appropriée.  Vous devrez probablement envoyer un avis pour chaque instance et coûts d’impact connus, en vous rappelant que ces derniers peuvent toujours être modifiés ultérieurement.  Gardez un registre pour chaque élément qui ont été envoyés, quand ils ont été envoyés, et à qui ils ont été envoyés, afin de faire un suivi adéquat.
  2. Communiquez vos intentions avec le propriétaire, les sous-traitants et les fournisseurs.  Le cas échéant, organisez un appel téléphonique ou une vidéoconférence pour discuter de l’interruption du projet.
  3. Recueillez et documentez les coûts potentiels associés à la fermeture du site et à l’entretien.  Après avoir examiné les exigences contractuelles, ces coûts devraient éventuellement être adressés au propriétaire.
  4. Assurez-vous d’avoir des copies de vos polices d’assurance et révisez avec votre courtier les limites de la couverture d’assurance ou les exclusions pertinentes.  Si la suspension est pour une durée prolongée, un avis à votre assureur peut être requis.  Notez également la date d’expiration des polices et obtenez des extensions si nécessaire.  Assurez-vous que vous avez les certificats d’assurance à jour de vos sous-traitants.
  5. Avisez votre caution de la suspension des travaux sur un projet, de la date de reprise prévue, ainsi que de la date d’achèvement révisée.  Dans certains cas, les propriétaires, tel que Construction de Défense Canada, exigent le consentement de la caution à la prolongation du contrat.
  6. Examiner les exigences et les permis locaux ainsi que toute exigence de préavis avec les services d’urgence, les services d’inspection, la surveillance du site et les services usuels d’entretien du site (toilettes, collecte des déchets, distribution d’eau, carburant, etc.).

Sécuriser et protéger le site du projet

  1. Élaborer un plan écrit, qui devra être mis à jour périodiquement, pour protéger le site, les matériaux et le public.  Ce dit plan comprendrait les personnes contactes d’urgence affichées sur le site.
  2. Répertoriez, et protéger les matériaux et les équipements sur place.  Assurez-vous de respecter toutes les recommandations des fabricants pour le stockage des matériaux et équipements.
  3. Assurez-vous que la signalisation du site est propre et appropriée pour un site vacant.  Cela inclut les contacts d’urgence et les sorties, qui doivent être indiqués.  Tous les dispositifs de protection contre les incendies tel que les extincteurs doivent être opérationnels, clairement et convenablement situés, et que tous les systèmes de gicleurs d’incendie sont vérifiés.  Les autres systèmes d’urgence du site comme les communications doivent être complètement opérationnels.
  4. Assurez-vous que toutes les clôtures et barricades de sécurité, les plaques de protection et les filets de sécurité restent en place.  Assurez-vous que toute palissade, échafaudage, escaliers et échelles sont correctement ancrés, dégagés et protégés contre l’accès du public ou du vandalisme.
  5. Revoir l’éclairage du site (extérieur et intérieur) et confirmer qu’il est satisfaisant pour la sécurité et le fonctionnement, tout en vérifiant périodiquement le bon fonctionnement.
  6. Assurez-vous que les contrôles climatiques de tout bâtiment ou structure temporaire sont adaptés à l’usage prévu pendant la fermeture du site, et surveillez-les à distance si nécessaire (en particulier dans les changements de saison). Cela comprend la température, l’humidité et la circulation de l’air.  Assurez-vous d’inclure le stockage des matériaux, sur le site, qui pourraient avoir des exigences spécifiques ou une durée d’exposition limitée.
  7. Assurez-vous que les systèmes de chauffage temporaires ne sont pas à flamme nue si possible et que les substances inflammables, les liquides / solvants et les gaz comprimés sont retirés du site ou stockés correctement.  Assurez-vous que les barricades et la signalisation sont claires et visibles et que l’équipement de protection contre les déversements est en place.  Assurez-vous que les valves de conduites de gaz sont opérationnelles ou fermées, et clairement étiquetées.
  8. Assurez-vous de vérifier les filtres temporaires des systèmes de chauffage.  Assurez-vous de vérifier l’impact d’une utilisation prolongée sur la garantie, avant l’achèvement du projet, sur l’équipement permanent.
  9. Tenez compte de toute toiture temporaire, revêtement et bâche temporaires pour l’étanchéité ou protection contre l’humidité, afin protéger les travaux inachevés et évitez les infiltrations d’eau et la détérioration de la condition du site.  Certains matériaux permanents ne peuvent être exposés que pendant certaines périodes.  Consultez les spécifications des matériaux des fabricants pour obtenir des conseils.
  10. Assurez-vous que la signalisation du contrôle de la circulation est maintenue comme prévu, y compris le nettoyage et le remplacement en cas de dommage.
  11. Documentez l’état du site et l’inventaire avec des photos/vidéos datés et étiquetés.  Envisagez l’utilisation du drone pour l’état général du site et les photos en élévation.  Considérez de faire un relevé de situation de l’état du site lors de la fermeture pour interruption, surtout si des prix unitaires sont prévus dans le contrat.
  12. Gardez un registre des dernières présences ou dernières livraisons sur le site pour chaque corps de métier, sous-traitants, et fournisseurs.  Assurez-vous de coordonner la démobilisation des outils, machinerie, et de l’équipement et de tenir des registres appropriés.  Envisagez une demi-saison de location ou utilisation si vous envisagez de démobiliser de l’équipement.  Assurez-vous également que tous les bons de livraison, feuilles de temps, récépissés des machineries, matériaux et équipements permanents ou temporaires (détenus ou loués) retirés du site sont répertoriés et documentés.  Toute démobilisation de biens ou d’équipements du site doit être expliquée aux autres parties, en particulier si cette dernière impacte les coûts futurs au redémarrage.
  13. Faites l’inventaire et passez en revue les contrats de location et d’entretien et services du site avec des tierces parties et envisagez de retourner l’équipement et les biens ou suspendre les locations si possibles.  Obtenez une confirmation écrite de la compréhension entre les parties concernées.
  14. Envisagez de fermer l’alimentation en eau sanitaire si possible, pour éviter tout dommage éventuel en cas de fuite ou de déversement imprévus.  Assurer-vous de maintenir la pression des conduites d’eau du système de protection des incendies si nécessaire.
  15. Examiner toute excavation non fermée, et dans la mesure du possible, envisager de remblayer temporairement la tranchée ou l’excavation après avoir clairement marqué et identifié les étapes d’avancement des travaux et les éléments complétés sur l’infrastructure.  Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que les plaques de revêtement, et le support d’étayage ou de tranchée sont surveillés.
  16. Il serait prudent de consacrer du temps au nettoyage et à l’organisation du site et à l’élimination des déchets pour éviter les risques d’incendie.  Ceci éliminerait également tout danger potentiel de trébuchement.
  17. Assurez-vous que les sources d’alimentation électrique temporaires sont sécurisées, que le câblage sont exempts d’humidité, et que les rallonges temporaires ne représentent pas de risques de trébuchement.
  18. Veiller à ce que l’équipement ait de la protection contre le vandalisme.  Stationner l’équipement dans un endroit sûr et bien éclairé pourrait aussi minimiser le risque de vandalisme ainsi que le risque de vol.  Testez les dispositifs de repérage GPS le cas échéant.
  19. Si requis, nettoyer et désinfecter le site et les outils.
  20. Assurez-vous de faire l’inventaire de tous les matériaux et vérifier les listes d’assurance pour garantir une protection contre le vol ou le vandalisme.

Surveillance du site

  1. Organisez la sécurité du site et/ou des visites périodiques du site si nécessaire.  Considérez la vidéosurveillance comme alternative pour la sécurité du site.  Documenter dans un registre chaque vérification avec la date, l’heure, et qui a effectué le contrôle.  Testez périodiquement les alarmes de sécurité et caméras de surveillance extérieure.
  2. Envisagez de tenir un registre du site ainsi que des visites sur place pendant la suspension des travaux.  Il est conseillé d’inclure dans le registre, la température intérieure, la vérification de la sécurisation du site, l’équipement de sécurité, le contrôle de la circulation, l’état d’assèchement, l’état des drains (s’ils sont nettoyés), tout dommage constaté et les mesures d’atténuation requises.
  3. Assurez-vous d’inspecter et de nettoyer tous les drains, y compris les arrivées d’eaux pluviales, les puisards, les drains de plancher et de toit.  Assurez-vous de l’absence de débris et de sédiments.
  4. Assurez-vous que toutes les pompes d’assèchement ou de dérivation du site sont surveillées, entretenues et documentées.  Envisagez des systèmes de secours appropriés et testez régulièrement.
  5. Assurez-vous que toutes les clôtures et palissades sont entretenues, et envisagez des améliorations pour protéger le public, surtout pour les excavations non fermées.
  6. Assurez-vous que l’équipement sur le site est dans un endroit sûr et approprié, surtout si un entretien peut être nécessaire.
  7. Assurez-vous que tout étaiement ou protection de tranchée sont surveillés.  Tous les systèmes temporaires pour les services sanitaires et services publics, etc., devraient être réévalués.  Envisagez des plans alternatifs compte tenu de l’extension de la durée requise.  Examinez les plaques de revêtement des tranchées, les différentes plateformes utilisées ainsi que leur entretien.
  8. Surveiller le niveau de l’eau, et planifiez un plan d’urgence en cas d’inondations possibles lors des crues printanières.

Mises à jour de la gestion de projet

Utilisez le temps pendant lequel les opérations du projet sont suspendues pour mettre à jour les éléments de gestion de projet tel que:

  1. Documenter toutes les étapes mentionnées ci-dessus et les coûts effectués pour préserver le travail.  Suivez et contrôler les coûts en attribuant des codes distinctifs.
  2. Valider les échéanciers contractuels et la mise à jour du statut actuel de l’avancement des travaux au moment de l’interruption.
  3. Passez du temps à mettre à jour les ordres de changement, les devis, à soumettre les demandes de changement révisées, et les registres des ordres de changement.
  4. Faire le suivi des soumissions de projets en suspens y compris les dessins d’atelier et les documents de clôture de soumission.
  5. Envisager l’embaucher d’un consultant en réclamations de construction pour aider à planifier les mises à jour et à préparer les réclamations.
  6. Assurez-vous que les dossiers du projet sont en sécurité et sauvegardés ou que les copies sont hors du site, y compris les plans tel que construits, la correspondance, les permis, les rapports d’inspection, et les autres dossiers du projet.
  7. Préparer et soumettre les demandes de paiement progressives ou périodiques, même s’il s’agit d’un mois partiel.  Faites le suivi des comptes recevables, documentez la dernière date de travail sur le projet, et l’expiration des délais pour une hypothèque légale.  Envisagez de déposer en temps opportun les réclamations sur les cautionnements de paiement pour gages et matériaux.  Obtenez des copies des cautionnements de paiement émis auprès du propriétaire ou de l’entrepreneur afin que votre dossier soit proactif.
  8. Traitez les factures des sous-traitants et des fournisseurs et assurez-vous que leurs certificats d’assurance sont à jour.  Obtenez les déclarations statutaires et les certificats de conformité de la CCQ et CNESST si prévu dans leur contrat.

Commentaires généraux

  1. Examinez toutes les conventions collectives de travail ou contrat de travail relativement aux préavis et les dispositions de rappel.
  2. Envisagez d’appliquer pour les subventions gouvernementales disponibles.
  3. Mettre à jour les liquidités hebdomadaires de l’entreprise pour tenir compte de l’impact des projets suspendus et des frais généraux.
  4. Profitez de l’interruption pour faire tout entretien préventif sur l’équipement possédé ou loué (si la liquidité le permet).
  5. Pensez à faire du site par un tierce partie responsable en gestion des risques ou par des agents de sécurité pour avoir un rapport de source indépendante.
  6. Revoir les coûts de parachèvement après avoir réexaminé les changements de méthodologie, y compris la distanciation sociale et les autres mesures de protection supplémentaires qui seront nécessaires à la reprise des travaux.
  7. Examiner les plans de relève ou succession de l’entreprise et assurez-vous que des remplaçants soient désignés pour chaque poste clé, y compris le recours à des tierces parties si nécessaire.
  8. Assurez une sensibilisation accrue de l’entreprise aux attaques de cybercriminalité (telles que les attaques par phishing).  De plus il est conseillé de vous assurer d’avoir un plan d’urgence afin de pouvoir dépanner en cas de détresse, surtout en situation de télétravail.
  9. A court terme, envisager utiliser les moyens de communication électroniques, ce qui éviterait les déplacements pour le courrier, et les approbations par sceaux corporatifs, afin que les tierces parties puissent signer et conclure les sous-contrats et bons de commande.
  10. Mettez à jour les plans de santé et de sécurité au travail, y compris les mesures supplémentaires pour assurer de meilleures précautions des projets à l’avenir.  Cela pourrait inclure de nouvelles mesures d’étalement des opérations et des installations de lavage sur le site.
  11. Considérer la façon dont le redémarrage du projet peut être introduit progressivement. Documentez l’accélération des travaux et les coûts de remobilisation.

 

Nous espérons que cet article donne matière à réflexion et stimule la considération d’autres éléments dû au fait que cette liste n’est pas exhaustive et complète.  Nous espérons tous que les interruptions seront de courte durée, mais dans le cas contraire, les plans peuvent toujours être réexaminés étant donné que personne ne veut traiter les éléments en cas d’urgence.

S’il vous plaît, veuillez continuer à joindre vos personnes contactes chez Trisura pour toute question ou préoccupation.